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L’Agenda: compagna fedele di chi fa Business
Pubblicato da Destiny
Qual è il migliore amico di un manager? Beh, la sua agenda!
E’ importantissimo avere un piano sempre aggiornato dei propri appuntamenti di lavoro e l’agenda ci facilita in questa vera e propria impresa. Inoltre è un ottimo promemoria che ci consente di recuperare in un attimo indirizzi e numeri telefonici.
Bisogna scegliere l’agenda più adatta a noi, dobbiamo imparare ad utilizzarla e a mantenerla sempre aggiornata, in qualunque momento.
In commercio sono disponibili moltissime agende, ma è fondamentale scegliere la migliore per le nostre esigenze. Non è cosa difficile, basta riflettere sul motivo per cui ci serve.
Potrebbe esserci utile l’agenda classica, quella che dispone di pagine molto spaziose, ciascuna dedicata ad uno specifico giorno. Ci permette di registrare tutti gli appuntamenti e ci offre un grande spazio anche per eventuali appunti. E’ semplice da consultare e da conservare. Il limite è forse nella complessità della gestione delle altre informazioni come indirizzi e numeri telefonici.
Vi è poi la cosiddetta agenda organizer. Si tratta di uno strumento più moderno pensato per un uso strettamente personale. L’organizer conserva con efficienza appuntamenti e numeri di telefono. Eccellente anche per pianificare gli impegni, sia nell’arco della giornata che nella settimana. La pecca sta nel fatto che lo spazio a disposizione è spesso limitato e quindi gli appunti devono essere scritti altrove.
Con l’era del computer si è fatta strada l’agenda elettronica, ottima per memorizzare e recuperare nomi, indirizzi, appuntamenti e altre informazioni personali. Il problema è probabilmente nella difficoltà nell’utilizzo poiché le agende elettroniche hanno spesso dei tasti piccolissimi e richiedono perciò una certa pratica.
Dobbiamo utilizzare l’agenda in modo ordinato e meticoloso.
Prendiamo la sana abitudine di consultare e aggiornare la nostra agenda ogni mattina.
Ci servirà per avere ben chiaro, con un rapido sguardo, l’elenco degli impegni che ci attendono. Cancelliamo dalla pagina un compito, dopo che lo abbiamo portato a termine. Non è solo una questione di ordine, pensiamo alla soddisfazione di vedere il nostro lavoro avanzare concretamente.
Dividiamo gli impegni secondo un criterio di importanza. Così, se fossimo in difficoltà, potremmo velocemente decidere su Continua..
Parola d’ordine: “ORDINE”
Pubblicato da Destiny
Quante volte entrando nel vostro ufficio la prima esclamazione che vi è balenata nella mente è stata: “Che caos!!!”.
Bene, se vi siete più volte ritrovati in questa situazione, ma anche se non lavorate ancora, e avete comunque una stanza o uno studio che sono sempre a soqquadro, vi consiglio di leggere quanto di seguito.
Tenere in ordine l’ambiente di lavoro, gli archivi e gli scaffali, è sicuramente il modo migliore per evitare spiacevoli inconvenienti e offrire una buona immagine di sé.
Lavorare tra fogli di carta sparpagliati in giro, schedari riempiti alla rinfusa, raccoglitori zeppi di documenti, non è certo il modo ideale per raggiungere i tuoi obiettivi e portare al termine quanto ti è stato assegnato di fare.
Ma non si tratta solamente di una questione di efficienza.
Infatti una scrivania ed un ufficio in ordine sono un segnale positivo per tutti coloro che visitano il tuo ufficio. L’essere è ciò che conta, ma anche l’aspetto esteriore comunica tanto, non dimentichiamolo mai!
Per questo cerca di mantenere sgombro il tuo piano di lavoro così da aver sempre uno spazio libero da usare per il compito di cui ti stai occupando.
Inoltre fai in modo che i cassetti, gli schedari e i raccoglitori siano in ordine e che contengano documenti divisi per argomento, progetto o tipo (la posta divisa dalle relazioni dei colleghi, ad esempio). Così potrai evitare inutili perdite di tempo e vere e proprie cacce al tesoro alla ricerca di chissà cosa!
Prendi l’abitudine di riporre la cancelleria in un unico contenitore. Sembra una cosa futile, ma quante volte hai battuto un pugno sul tavolo dicendo: “Ma dove ho messo la penna?”
Se devi prendere in considerazione molti documenti, sposta la tastiera del computer (puoi semplicemente metterla in piedi su un lato contro il monitor) e vedrai che il piano di lavoro offrirà più spazio per permetterti di consultare tutto.
Ricorda che il modo in cui lavori deve seguire un criterio logico in grado di evitare confusione. Non è poi così difficile! Sono necessari alcuni accorgimenti.
Basta guardare al proprio lavoro come ad una specie di catena di montaggio.
Il lavoro a cui non hai ancora messo mano, grezzo e ancora da elaborare, arriva e si ferma su un lato della scrivania. Dopodichè viene da te osservato, giudicato e poi collocato in un punto dedicato alle pratiche già eseguite.
Al termine della giornata archivia con cura quanto hai prodotto: sarà più facile recuperare informazioni importanti in seguito e, nel contempo, avrai sgomberato la scrivania.
Nel momento in cui ti giunge un nuovo documento giudicane l’importanza e comportati di conseguenza. Se ti pare di rilievo occupatene immediatamente, in caso contrario Continua..
Basta Ritardi !! La Puntualità arma di successo
Pubblicato da Destiny
Sei nuovamente arrivato in ritardo al tuo appuntamento e pochi minuti sono bastati per provocare una certa irritazione in chi ha dovuto attenderti?
E’ allora giunto il momento di affrontare con serietà il problema.
Bisogna imparare a rispettare la puntualità ed evitare, con garbo e naturalezza, l’imbarazzo di certe situazioni.
Prova a ripensare a ciò che è successo l’ultima volta che hai fatto tardi ad un appuntamento e a quali conseguenze ha avuto il tuo comportamento.
E’ facile che l’interlocutore sia rimasto indispettito dal tuo atteggiamento e, di conseguenza, hai dovuto perdere tempo a trovare una giustificazione.
Probabilmente hai fatto perdere tempo prezioso alla persona con cui ti sei incontrato: la pianificazione della sua giornata rischia di saltare.
Potresti lasciare un’impressione negativa di te, che potrebbe anche durare a lungo.
Prima di cominciare a discutere del motivo dell’appuntamento, hai dovuto dilungarti in scuse e giustificazioni. Altri minuti sprecati quando potevano essere meglio impiegati.
Adesso ti è chiaro perché è sempre meglio essere puntuali?
Arrivato in ritardo hai una sola possibilità: trovare una scusa convincente e, se possibile, sincera per il tuo comportamento. Non si deve essere né eccessivi né troppo misurati: esiste un giusto atteggiamento per ogni tipo di ritardo.
Nel caso tu sia arrivato con meno di dieci minuti di ritardo, sarà sufficiente limitarsi ad una semplice frase di scuse in cui mostrarti Continua..
